5W-1H-2C-5M: Phương cách định hướng công tác hoàn hảo

Định hướng nội dung cho một công việc (5W 1H 2C 5M)
- Xác định mục tiêu, đề nghị công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định phương pháp thực hành 1H (how)
- Xác định cách thức kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
- Xác định nguồn lực thực hành 5M
1. Xác định mục đích đề nghị (Why)
Khi phải làm một công tác, điều trước nhất mà bạn phải quan tâm là:
- tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với cơ quan, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hành chúng?
Why (vì sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hành một công tác thì điều trước nhất bạn nên coi xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được đề xuất, mục đích giúp bạn luôn hướng trung tâm các công tác vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả chung cục.
2. Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung công tác đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hành công tác được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công tác trước.
3. Xác định 3W
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực ngày nay đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- đánh giá tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…
When: công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công tác, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và chừng độ quan trọng của từng công tác.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ công tác không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ công tác quan yếu nhưng không nguy cấp,
+ công việc không quan trọng và không nguy cấp.
Bạn phải thực hành công việc quan yếu và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các góc cạnh sau:
- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu nghĩa vụ…
4. Xác định phương pháp 1H
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
-   Tài liệu   chỉ dẫn thực hiện là gì (phương pháp thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
5. Xác định cách thức kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công tác đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản trị theo quá trình)
6. Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp đánh giá (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao lăm công việc thì cũng cần số lượng rưa rứa các bước phải đánh giá.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc đánh giá đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành đánh giá?
- Những điểm đánh giá nào là hiểm yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành đánh giá hết tất cả các công đoạn, vì vậy chúng ta chỉ tiến hành đánh giá những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm đánh giá trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), nghĩa là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sơ sót.
7. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các nguyên tố:
- Man = nguồn nhân công.
- Money = tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = cách thức làm việc.
A. Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công tác, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách thích hợp?
- Ai tương trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn dự phòng thì có đủ nguồn lực con người để tương trợ không?
B. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các nhân tố:
- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ
- Thời hạn hoàn thành công tác.
Nguồn Internet
  Tuyển dụng   trong trận đấu anh tài toàn cầu
Bạn đang   tìm kiếm   tài năng? Các nhà   tuyển dụng   sáng suốt nhất với mục tiêu tìm được cho mình những ứng cử viên xuất sắc, bao giờ cũng quan tâm đến việc phát triển một nhóm ứng viên tiềm năng trước khi họ có một vị trí cần người phụ trách. Mối quan hệ này có thể được xây dựng và kéo dài rất lâu trước khi bạn cần đến. Bạn càng sớm lưu ý đến điều này thì doanh nghiệp, tổ chức của bạn càng dễ dàng đối phó với sự khủng hoảng tuấn kiệt sẽ đến trong một ngày mai không xa. Mời bạn đọc tiếp để khám phá 10 giải pháp thiết lập và phát triển mạng lưới người tài cho mình.
1. Xác định những tố chất cấp thiết của một người tìm việc lý tưởng
Biểu đạt chi tiết về công tác, trong đó nêu ra cho ứng cử viên những đòi hỏi chính xác về vị trí tuyển dụng, là một việc cần làm. Điều không kém phần quan yếu nữa chính là quá trình bạn sử dụng để mô tả công việc và những hành vi xử sự đặc trưng của người tìm việc lý tưởng đó. Tụ hội những người ưu tú nhất trong số những người hiện tại đang giữ vị trí tương đương, bao gồm cả người đang tuyển dụng là bạn. Tiếp theo là những nghĩa vụ và yêu cầu về năng suất hoạt động cốt tử của vị trí công tác. Sau đó, xác định phẩm chất đạo đức của người mà bạn cảm thấy sẽ là ứng cử viên lý tưởng của mình. Cuối cùng, nêu ra từ năm đến mười phẩm chất và bổn phận dùng làm tiêu chí gạn lọc hồ sơ, chuẩn bị câu hỏi cho việc phỏng vấn qua điện thoại, hay lập ra các câu hỏi dùng cho cuộc phỏng vấn.
Có vẻ như việc này phải nỗ lực rất nhiều đúng không? Chính là như vậy đấy. Ngoài ra, bạn sẽ nhiều ý tưởng hay hơn nữa về những đòi hỏi của một ứng viên lý tưởng mà bạn muốn có được cho công ty mình.
2. Khẩn hoang màng lưới viên chức cấp dưới
Khi có nhu cầu tuyển dụng mới, bạn nên phổ quát thông tin theo kiểu truyền mồm đến mọi viên chức trong đơn vị, khích lệ họ dựa vào những mối quan hệ sẵn có để tìm kiếm những người tìm việc có năng lực. Bạn cũng có thể sử dụng các điểm bán hàng làm nơi gặp gỡ với các người tìm việc tiềm năng cũng như khách hàng của mình. Khuyến khích nhân sự thu thập danh thiếp và xây dựng, duy trì các mối quan hệ với những người có năng lực đáp ứng đề nghị công việc. Và không chỉ dừng lại ở các nhân viên, mà bạn cần vỡ hoang chính những mối quan hệ bạn bè, gia đình, xã hội và của chính bản thân mình. Việc công khai với mọi người về các vị trí đang tuyển dụng, thông báo trong các cuộc họp công ty và san sớt những bước tiến của kế hoạch tuyển dụng này cho các thành viên trong cơ quan … sẽ giúp bạn phát tán thông điệp của mình.
Hãy đảm bảo rằng bạn đã nói cho mọi người biết về nhu cầu tuyển dụng chuẩn y lời giới thiệu. Ở một vài tổ chức, những người giới thiệu để tuyển dụng vào các vị trí cao cấp thậm chí có thể được nhận thù lao bằng tiền.
3. Tận dụng các mối quan hệ công tác, nhân cách hội viên, thành viên các đơn vị thương mại
Đầu tư tài chính để các viên chức của mình tham gia các đơn vị thương mại, các hội thảo và triển lãm thương mại. Từng bước lập danh sách các lãnh đạo và các người tìm việc tiềm năng khác trong số khách hàng, đồng nghiệp, cộng sự và bạn bè. Thường xuyên giữ liên lạc với họ bằng thư từ, e-mail, fax, điện thoại… để có thể dễ dàng san sẻ thông báo tuyển dụng khi cơ quan có nhu cầu bổ sung   nhân sự   . Bạn nên đeo đuổi tất cả những thông báo tốt lành có được từ các mối quan hệ này.
Hãy sử dụng mạng lưới điện thoại để phỏng vấn, thậm chí bạn có thể mời ứng cử viên tiềm năng đến trò chuyện trước khi đơn vị bạn cần tuyển dụng. Bạn cũng nên nghĩ đến việc phát hành bản tin định kỳ của cơ quan để các ứng cử viên tiềm năng, khách hàng và tất cả những người quan tâm đến đơn vị bạn luôn được cập nhật thông báo mới nhất về tình hình tăng trưởng, cũng như mọi việc diễn ra trong công ty. Và bạn có thể sử dụng thư điện tử hoặc thư trực tiếp để gửi các bản tin này đến mọi người.
4. Tuyển dụng qua website
Mục “Hãy đến với tập thể của chúng tôi” trên website của doanh nghiệp bạn đã nói, thậm chí thuyết phục, các nhân sự tiềm năng về cảnh xa, giá trị và văn hóa của công ty chưa? Bạn đã miêu tả thông điệp về việc mọi người ở đây được tôn trọng như thế nào chưa? Bạn đã tỏ rõ được mối quan tâm đến chất lượng sản phẩm, cũng như đến khách hàng của mình chưa? Nếu tất cả các câu giải đáp trên là “chưa”, thì nghĩa là bạn đang bỏ chi phí một trong những dụng cụ tuyển dụng quan yếu nhất để thu hút các ứng viên giỏi. Thay vì đăng thông tin việc làm khô khan kiểu cũ, trang web của bạn phải phác họa được viễn ảnh và những thông tin làm cho cơ quan bạn nổi trội so với các đối thủ khác trong cùng lĩnh vực hoạt động, để ứng viên nhìn vào sẽ phải thốt lên: “cơ quan này là dành cho tôi đây mà!”. Khi đã có được sự chú ý của họ, bạn nên làm sao để họ có thể gửi lý lịch xin việc trực tuyến trên website của bạn một cách đơn giản và nhanh nhất.
5. Thường xuyên giữ liên lạc với những ứng cử viên quan tâm đến doanh nghiệp bạn
Đối với những người tìm việc có mối quan hoài đặc biệt với cơ quan bạn, cần phải tỏ rõ thái độ cảm ơn với họ bằng cách gửi thư phúc đáp, giữ giao thông thường xuyên, và cung cấp thông tin cập nhật cho họ. Bạn cũng có thể gửi bản tin thường kỳ cho họ, mời họ gạnh thăm đơn vị bạn khi có thể để họ có cái nhìn đầy đủ hơn về bạn. Các cuộc xúc tiếp bộc lộ tính chuyên nghiệp của bạn với những ứng cử viên quan hoài đến tổ chức sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến thành công trong tuyển dụng.
6. Hãy trở nên sự chọn lọc hàng đầu của các ứng cử viên
Hãy nghĩ đến những điều mà các người tìm việc mong chờ trước khi bằng lòng gia nhập tổ chức bạn. Đơn vị bạn có ổn định, hoạt động hiệu quả và đang lớn mạnh không? Ở đây có bầu không khí làm việc thân thiện không? Liệu công ty bạn có giúp họ nuôi dưỡng người tài và/hoặc tạo cho họ cơ hội thử sức và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp không? Nếu có thể giải đáp vững chắc tất cả những câu hỏi trên, hãy biểu hiện tất cả điều đó trong quá trình tuyển dụng. Một khi bạn mong muốn ứng cử viên chọn lọc đơn vị mình, thì bạn phải hành động ăn nhập với một công ty xứng đáng để người tìm việc tuyển lựa, chưa kể bạn cần tỏ rõ ý muốn đó đối với các nhân viên mai sau của mình.
Mọi người hay tụ họp vào các chi tiết nhỏ và coi đó là những việc thực thụ đáng quan tâm, tỉ dụ họ luôn để ý đến việc bạn có mau chóng gọi điện lại hay không. Họ quan sát chuyên chú khi người phỏng vấn cứ lặp lại mãi những câu hỏi giống nhau. Họ coi việc bạn báo đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của họ là một sự kiện. Họ hiểu rõ giá trị của cuộc điện thoại mà bạn gọi đến nói về vị trí công việc mà họ đang nhắm đến.
Ngoại giả, việc là doanh nghiệp được chọn lựa là một danh tiếng mà bạn cần từng bước tạo dựng trong lĩnh vực hoạt động của mình, bởi vì đây chính là phương tiện hữu hiệu trong việc thu hút người tài.
7. Sử dụng Internet làm phương tiện tuyển dụng
Bên cạnh trang web của cơ quan, Internet đã và đang trở nên một phương tiện tuyển dụng đắc lực và hiệu quả cho nhà phỏng vấn, ứng cử viên và cho xã hội nói chung. Bạn hãy học cách khẩn hoang các nhân thể ích của Internet để kiếm tìm và tuyển dụng cho mình những ứng cử viên có năng lực hơn cả. Có hai cách thức tuyển dụng phổ quát qua Internet:
- Đăng thông tin tuyển dụng trên các trang web chuyên về lao động- việc làm, gồm cả các trang web địa phương và những trang web quốc tế. Đây là giải pháp tốt nhất để kiếm tìm tài năng ở các địa phương.
- Đăng thông báo quảng cáo trên các trang tin điện tử có liên quan. Hãy đảm bảo rằng quảng cáo đó thể hiện đầy đủ hình ảnh cũng như ưu thế của doanh nghiệp bạn. Một quảng cáo hiệu quả phải biểu hiện được công ty bạn như một cơ quan thú vị đáng để các ứng viên giỏi tìm đến.
8. Sử dụng những nhà phỏng vấn chuyên nghiệp
Việc sử dụng dịch vụ của các đơn vị “săn đầu người” hay các văn   phòng nhân sự   sẽ tần tiện cho bạn thời gian và tiền nong. Tuy phải trả một khoản chi phí tuyển dụng, nhưng đối với một số vị trí và ở một số lĩnh vực, thì mức giá đó hoàn toàn phù hợp. Hơn nữa, bạn lại giảm được thời kì tuyển dụng và phí tổn   đào tạo   cơ bản, chưa kể bạn dễ dàng chọn được ứng cử viên ưng ý đáp ứng đầy đủ đề nghị công tác.
9. Tuyển dụng duyệt y các tổ chức cung cấp dịch vụ việc làm tạm
Trong một số công việc, có thể bạn chỉ cần sử dụng nhân lực trong một thời kì ngắn, thành thử sử dụng các đơn vị cung cấp dịch vụ việc làm tạm thời là biện pháp đúng đắn. Mặt khác, việc hợp tác lâu dài và khăng khít với các tổ chức này sẽ giúp bạn dễ dàng chọn lọc được ứng cử viên phù hợp để lấp những chỗ trống cho những công việc nảy sinh chỉ cần thời gian ngắn để giải quyết.
Các công ty dịch vụ sẽ tìm hiểu đòi hỏi về ứng cử viên thuộc từng lĩnh vực cụ thể, kiểm tra kỹ năng trình độ và đặt ra mức thù lao ăn nhập. Cũng như các doanh nghiệp dịch vụ việc làm bình thường, các cơ quan dịch vụ tạm thời này luôn có thể giới thiệu những người có năng lực và thích hợp với tiêu chuẩn của cơ quan bạn.
10. Tìm hiểu nơi ở của các ứng cử viên
Hãy tìm hiểu xem những ứng viên mà bạn mong muốn kiếm tìm thông báo gì, xác định các trang web mà họ thường xuyên xẹp thăm, nghiên cứu về những hoạt động mà họ tham dự, thậm chí cả những tập san chuyên ngành và báo mà họ đọc… Như thế, bạn sẽ hiểu thêm về trình độ, khả năng và nhu cầu của họ.
(Quantri.Vn)