Giải Quyết Tình Trạng “Trễ Vài Phút” - quản lý nhân sự

Giải Quyết Tình Trạng “Trễ Vài Phút”

Có khi nào bạn tự hỏi rằng những chậm trễ nho nhỏ về thời gian, chẳng hạn đi làm trễ vài phút, vào họp trễ vài phút… sẽ gây ảnh hưởng xấu đến đâu cho doanh nghiệp? Nên xử lý những trục trặc “nho nhỏ” mà khá phổ biến đó như thế nào?

Đã có nhiều giải pháp cho vấn đề này và ở đây, mời độc giả tham khảo sự nhìn nhận của Diana DeLonzor - một chuyên gia về quản lý thời gian, tác giả cuốn sách Never Be Late Again: 7 Cures for the Punctually Challenged (tạm dịch: Bảy biện pháp tránh tình trạng trễ nải) do Nhà xuất bản Post Madison ấn hành năm 2003. Diana DeLonzor cho rằng hầu hết nhân viên có trục trặc về thời gian là do không chủ động quản lý được thời gian.

Người thường chậm trễ thuộc mẫu người hay lưỡng lự, không quyết đoán. Từ đó, tác giả đề xuất ba biện pháp để áp dụng trong doanh nghiệp và bốn biện pháp áp dụng cho cá nhân. Cụ thể, các doanh nghiệp nên vận dụng ba biện pháp là:

1.Làm nản lòng người hay đi họp chậm trễ

Gửi email trước 30 phút để nhắc về buổi họp và yêu cầu mọi người đi đúng giờ hoặc nhắc nhở lịch họp qua mạng máy tính nội bộ. Đóng cửa phòng họp vài phút sau khi bắt đầu buổi họp và tiến hành trao đổi ngay những vấn đề quan trọng nhất. Mở cửa cho người vào trễ nhưng không nhắc lại nội dung đã trao đổi cho những người đến trễ.

2. Khen thưởng người luôn đúng giờ và đi làm đều đặn

Khen thưởng không chỉ đơn thuần là sự biểu dương các cá nhân tôn trọng nội quy, mà còn là lời nhắn nhủ rằng văn hóa công ty luôn đề cao những người đúng giờ. Nên ghi nhận điều này trong hồ sơ nhân viên và có thể tìm thêm các hình thức thưởng có ý nghĩa khác. 3 Giải quyết tình trạng trễ nải ở góc độ cá nhân.

Ai trễ thường xuyên có thể bị xử lý kỷ luật, nhưng trước tiên nên sắp xếp một buổi gặp riêng để nắmđược nguyên nhân khiến nhân viên thường trễ nải và tìm cách khắc phục, đồng thời nhắc nhở về các chính sách quản lý nhân sự của công ty, nêu rõ các hậu quả mà người ấy phải gánh chịu nếu còn tiếp tục trễ. Ghi biên bản cuộc gặp gỡ để bổ sung vào hồ sơ cá nhân.



Trước khi kết thúc cuộc gặp gỡ, cho nhân viên biết là sẽ có biện pháp theo dõi để thấy được tiến bộ về giờ giấc của người ấy. Đối với những nhân viên đang gặp rắc rối với việc quản lý thời gian, Diana DeLonzor khuyên nên làm bốn việc để thay đổi được tình trạng trễ nải:

1. Học cách ước lượng thời gian.

Hầu hết người trễ nải là do ước lượng sai thời gian cần cho việc hoàn thành công việc. Cần phải học lại việc ước lượng thời gian và biết dự phòng những tình huống có thể bị tốn thời gian để dự trữ thời gian đầy đủ hơn.

2. Bỏ kiểu suy nghĩ “Mình luôn làm kịp mọi việc”

Nhiều người cứ nghĩ mình sẽ làmviệc xong vào một thời điểm nào đó nhưng do gặp phải những điều bất ngờ cần phải giải quyết nên mới bị trễ. Để tránh sự chủ quan khi sử dụng thời gian như vậy, hãy bắt đầu công việc ngay khi có thể, thậm chí sớm hơn dự định và dành một khoảng thời gian “phòng hờ” những sự cố vặt vãnh.

3. Đi làm sớm hơn

Nhiều người thường đến cơ quan là lao vào làm việc ngay, không nghỉ đôi phút để điểm qua những việc nhỏ cần làm trong ngày. Nếu đến nơi làm việc sớm chừng chục phút thì sự chuẩn bị cho một ngày làm việc mới sẽ chu đáo hơn, ít gặp trục trặc hơn.

4.Làm chủ thời gian

Đầu mỗi buổi sáng, luôn phác thảo lịch làm việc cả ngày bằng cách viết ra giấy để xác định rõ thời điểm bắt đầu từng việc cụ thể. Chuyện quản lý thời gian luôn làm bận lòng các nhà quản trị.

Không chỉ giúp nhân viên nâng cao kỹ năng chuyên môn, mà giúp họ làm việc, nghỉ ngơi đúng giờ giấc cũng là trách nhiệm của các sếp.

Trương Chí Dũng, Giám đốc R&D, công ty Le&Associates

Các kiểu cưng chiều nhân viên tại các công ty

Một trong những yếu tố quản trị   nhân sự   được các chuyên gia quản lý đánh giá là quan trọng và hiệu quả nhất là “cưng chiều” nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, đôi khi độc đáo, để giữ lại những nhân viên tốt nhất. Khác với những năm 90 của thế kỷ trước, thời gian mà nhân viên ở các công ty trên toàn thế giới chỉ cảm thấy hài lòng khi được giao nhiệm vụ nặng nề và nhận xấp tiền   lương   dày cộm, thì ngày nay, qua nhiều khủng hoảng kinh tế, họ lại muốn làm việc trong môi trường không gây stress với những giám đốc, nhà quản lý biết tôn trọng họ. Vì vậy, nhiều công ty phải biết cưng chiều nhân viên để tăng lợi nhuận trong kinh doanh và kinh nghiệm cưng chiều ở mỗi nơi một khác.

Valda, nhân viên được ngồi thiền tại công ty

Nhân viên bị stress ư? Quan hệ giữa các nhân viên trong công ty không mấy hữu hảo ư? Vậy hãy đi ngồi thiền! Đó là phương châm của công ty sản xuất kẹo ngậm Valda ở Rio, Brazil. Phòng tham thiền có sẵn gối con, được trang trí theo phong cách Ấn Độ giáo và sẵn sàng mở cửa suốt ngày đêm. Khi cần đi ngồi thiền, nhân viên chỉ việc báo cáo với thư ký giám đốc. Ngoài phòng tham thiền, khung cảnh xung quanh công ty cũng được thiết kế theo phong cách thiền: sân trong nhà, cửa kính nhìn ra vườn và đồi cây.

Công ty Valda còn xây dựng dưới tầng hầm một phòng thu âm dành riêng cho nhạc sỹ trẻ có tài nhưng chưa nhận được bảo trợ để sử dụng. Phòng thu vừa mang tính chất tiếp thị (trẻ hoá nhãn hiệu công ty lâu đời) vừa là nơi giải trí cho nhân viên. Từ lâu, Valda đã thành lập một công ty chuyên tổ chức biểu diễn mang tên Proshow do giám đốc công ty quản lý. Mỗi năm, Proshow tổ chức khoảng 120 lượt biểu diễn trong các trường trung học và đại học. Năm 1999, Proshow chất dứt hoạt động vì lẽ mục tiêu tiếp thị đã đạt được: phần lớn giới trẻ ở Rio và Sao Paulo đều biết đến viên kẹo ngậm Valda qua các buổi biểu diễn ca nhạc. Giám đốc điều hành Valda, Hugues Ferte tự hào nói: “Tôi chưa thể đưa ra mức lương tốt nhân cho nhân viên nhưng rất hiếm nhân viên bỏ Valda để ra đi.&Rdquo;

KPN Orange, công ty là ngôi nhà thứ hai của nhân viên

Một thông báo đăng trên báo chí Bỉ: “Bạn hãy tưởng tượng một công việc mà mỗi người đều có tiền thưởng cuối năm. Một công việc mà nhân viên đi xe công ty có thể chọn xe. Một công việc có tiêu chuẩn mát xa lúc bạn bị stress. Một công việc có tiêu chuẩn giặt là quần áo cho bạn. Một công việc có tiêu chuẩn chăm sóc con bạn bị bệnh ngay tại nhà bạn. Bạn hãy nghĩ đến công việc ấy tại KPN Orange”.

Công ty viễn thông KPN Orange có trụ sở tại Bỉ là tập đoàn liên doanh giữa KPN của Hà Lan và Orange của Anh, từ lúc chỉ có 15 nhân viên vào thời điểm thành lập năm 1998 nay đã lên đến trên 1000 nhân viên và tiếp tục tuyển thêm mỗi tháng 50 người mới. Do KPN Orange sinh sau đẻ muộn, lại phải đối chọi với hai đại gia viễn thông của Bỉ là Proximus và Mobistar, nên Giám đốc nhân sự KPN Orange là Missak Vehouni đã đi Mỹ, Đức, Hà Lan, Anh, Thụy Sỹ để nghiên cứu môi trường làm việc và tổng hợp những kinh nghiệm tốt nhất áp dụng cho KPN Orange. Ngày nay, tại KPN Orange, các bộ phận dịch vụ đa năng được đặt dưới tầng hầm, bộ phận giặt quần áo chỉ lấy giá bằng 50% ngoài thành phố. Mỗi tháng, nhân viên được hưởng một suất mát xa chống stress. Quầy ngân hàng mở cửa vào những giờ các ngân hàng trên đường phố đóng cửa, phục vụ đủ loại dịch vụ kể cả cho vay tiền mua nhà. Ngoài giờ làm việc, ai không muốn về nhà (độ tuổi bình quân của nhân viên khoảng 28 tuổi, đa số còn độc thân) có thể nghỉ ngơi trong nhà nghỉ của công ty.

Chăm sóc nhân viên từ A đến…Z ở các công ty của Mỹ

Sau 20 năm tập trung cho công việc và kêu gọi nâng cao tinh thần trách nhiệm, các công ty Mỹ đang lo lắng với hiện tượng sức ỳ trong lao động. Tập đoàn tài chính Ernst&Young lập nhiều kế hoạch giảm nhẹ thời gian làm việc như thành lập bộ phận theo dõi và phân bổ lại giờ làm phụ trội, cho phép nhân viên không trả lời tin nhắn của công ty trong các ngày nghỉ cuối tuần hay kỳ nghỉ hè. Hewlett Packard bắt buộc các nhân viên lập kế hoạch hàng năm chia làm hai phần: kế hoạch làm việc và kế hoạch vui chơi giải trí.

Trong bối cảnh thiếu nhân viên có tay nghề cao, nhằm đạt mục đích quản lý tốt chi phí y tế, bảo đảm tốt sản xuất và giữ lại các nữ nhân viên lớn tuổi để đánh bóng uy tín ban lãnh đạo, một số công ty Mỹ đã áp dụng phương pháp chăm sóc rất độc đáo: mở lớp bồi dưỡng cho nữ nhân viên hiểu rõ hiện tượng sinh lý phụ nữ và chỉ dẫn cách thức đối phó. Hỗ trợ cho các công ty này là một số đơn vị chuyên ngành của Mỹ như: Quỹ tâm sinh lý phụ nữ Mỹ (bang Connecticut) chuyên mở lớp về hiện tượng mãn kinh, công ty tư vấn Viện LifeLiness (bang California). Khoảng 10 công ty lớn ở Mỹ như Levi Strauss, Sun Microsystem, Autodesk và Quỹ dự trữ liên bang là khách hàng của Viện LifeLines.

Hãng sản xuất máy vi tính Sun Microsystem có trên 30.000 nhân viên, trong đó 40% là nữ nên cứ mỗi 3 tháng lại tổ chức lớp do viện LifeLiness phụ trách. Thành phần tham dự lớp, ngoài nhân viên nữ có cả nam nhân viên thuộc đủ mọi lứa tuổi (họ dự để hiểu biết hơn hoặc để hiểu đồng nghiệp nữ hơn). Phần lớn các công ty bồi dưỡng kiến thức về nữ giới này đều từng thực hiện nhiều chương trình chống stress, bảo đảm dinh dưỡng, chống rối loạn tim mạch, đối phó với tỷ lệ cholesterol, phòng ngừa nguy cơ ung thư.. Cho nhân viên.

Ở hãng dược phẩm Merck tại New Jeysey, nhằm tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, rất nhiều sáng kiến tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên đã được thực hiện như: đảm nhận giặt là quần áo, tặng bánh sinh nhật, mở phòng tập thể dục, dịch vụ du lịch, câu lạc bộ dành cho người độc thân… Từ 14 năm nay, Merck luôn luôn có tên trong danh sách 100 công ty có môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên do tạp chi phụ nữ Working Mother bình chọn. Tạp chí Fortune cũng đã đăng chuyên đề về 100 công ty Mỹ chăm sóc nhân viên tốt nhất với vô số các dịch vụ đáng tham khảo bao gồm mở nhà giữ trẻ, tập trung quần áo bẩn của nhân viên văn phòng đưa đến tiệm giặt là, cử thư ký đi mua giúp vé xem kịch hay hoa cho người thân của nhân viên, cho bác sỹ trực ngày đêm, mời cố vấn chăm sóc tinh thần, giáo sư dạy đánh cờ, mở phòng tắm hơi… Nhân viên được chủ cưng như trứng mỏng, chỉ có điều ai “may mắn” làm việc trong các công ty này phải còng lưng lao động tối thiểu … 12 giờ mỗi ngày.

Ouimet Cordon và nghệ thuật cưng chiều nhân viên

Thời gian gần đây, nhằm chăm sóc đời sống tinh thần của nhân viên, nhiều công ty đa quốc gia ở Anh thường   tuyển dụng   thêm nhiều chức danh mới trong bộ máy nhân viên như chuyên gia chống stres, giáo sư yoga, nhà tư vấn về thuật phong thuỷ. Trong khi đó, tại Canada, Robert Ouimet, 66 tuổi, Chủ tịch công ty chế biến thực phẩm Ouimet Cordon Bleu ở Montreal cũng đưa ra hàng loạt sáng kiến nâng cao đời sống tinh thần và tín ngưỡng của nhân viên căn cứ quan điểm như sau: lợi nhuận của công ty sẽ tăng nếu gia tăng sự thoải mái cho nhân viên.

Năm 1983, Robert Ouimet đến Calcuta, Ấn Độ gặo mẹ Teresa. 5 năm sau, mẹ Terasa bí mật đến thăm các nhà máy sản xuất của công ty Ouimet. Sau đó, Ouimet kếp hợp kinh nghiệm riêng với chỉ dẫn của mẹ Teresa soạn thảo Danh mục 16 công cụ   quản lý nhân sự   . Ouimet học tiến sỹ ở Đại học Fribourg, Thuỵ Sỹ và nghiên cứu suốt 10 năm để cuối cùng làm luận án tiến sỹ dày gần 2000 trang về đề tài này. Có thể nói, 16 công cụ quản lý nhân sự của giám đốc điều hành kiêm chủ tịch công ty Ouimet thuộc loại độc nhất vô nhị trên thế giới, ví dụ như để 10 phút thính lặng (hoặc cầu nguyện) trước mỗi cuộc họp, hàng năm các giám đốc trò chuyện trực tiếp với từng nhân viên để nhân viên trình bày mọi bực tức, khuyến khích các nhân viên hoà giải mâu thuẫn cá nhân trong cuộc họp và xin lỗi công khai (Ouimet từng làm gương khi ông xin lỗi công khai về tính hay cáu giận của ông trong cuộc họp). Trong thị trường cạnh tranh, đôi lúc Ouimet cũng phải sa thải nhân viên nhưng sau đó ông sẽ hướng dẫn nhân viên bị sa thải tìm việc làm mới và hai năm sau gặp gỡ hỏi han tình hình. Hiện nay, Ouimet Cordon Bleu đã trở thành một trong những tập đoàn hàng đầu trong ngành thực phẩm ở Canada.

Cưng chiều bằng các hình thức giải trí

&Ldquo;Một phụ nữ trẻ đứng lên tại bàn đưa ra những lập luận đanh thép lên án một người ở bàn bên cạnh phạm tội sát nhân”. Cảnh này không phải là phim hình sự hoặc tại văn phòng cảnh sát mà người phụ nữ ấy đang làm việc trong công ty bảo hiểm giống như 150 nhân viên đồng nghiệp tụ tập bấy lâu trong một lâu đài sang trọng ở ngoại ô thủ đô Paris. Đây được gọi là “liên hoan án mạng”: các nhân viên trong công ty với sự hỗ trợ của một vài diễn viên kịch chuyên nghiệp sẽ tìm cách truy lùng tên sát nhân giả định trong tập thể. Mỗi bàn ăn là một đội truy lùng và mỗi đội phải vừa tìm cách chứng minh cho tình trạng ngoại phạm của mình, vừa đưa ra lý lẽ buộc tội đội khác. Mục tiêu của “liên hoan án mạng” là giải trí nhằm phát huy tinh thần đồng đội. Hiện nay, 60% số công ty ở Pháp thường xuyên tổ chức những hoạt động tương tự dưới dạng “liên hoan án mạng” như: chơi đá bóng bàn người, đánh trận giả bằng súng laser, chơi những trò chơi khéo léo…Đây là dịp để các nhân viên trò chuyện, vui đùa, chia sẻ và thông cảm với nhau, và đặc biệt có ích đối với các nhân viên làm việc ở xa chỉ liên lạc với đồng nghiệp qua điện thoại hay thư điện tử. Đây cũng là dịp để các giám đốc, nhà quản lý gần gũi hơn với nhân viên. Ai cũng có thể tìm được trò chơi thích hợp. Giám đốc phụ trách kinh doanh có thể thắng người trợ lý trong ván bi a nhưng lại thua ở môn bi gỗ. Do thị trường tổ chức trò chơi cho các doanh nghiệp ngày càng phát triển, đã có hơn 1500 công ty sẵn sàng cung cấp dịch vụ này và các công ty có thể “cưng chiều” nhân viên rất hiệu quả bằng nhiều phương pháp giải trí mới.

Nghệ thuật “cưng chiều” nhân viên dường như chưa được nhiều công ty quan tâm tới. Nhiều chủ doanh nghiệp hay các nhà   quản trị nhân sự   coi đây như một “xa xỉ phẩm”, nhưng đây là quan niệm sai lầm bởi khi các nhân viên thực sự cảm thấy thoải mái, gắn bó với công ty, họ sẽ cống hiến hết tâm huyết và năng lực, góp phần đáng kể vào sự thành công trên thương trường của công ty.